To-do or not to-do!
Чому потрібно складати списки справ
Як правильно складати списки робочих завдань на день і чому це може допомогти нам впоратися з навантаженням?
Напевно вам знайома ситуація, коли робочих завдань накопичується так багато, що ви навіть не можете втримати їх все в пам’яті. Ви в паніці, як же все встигнути, вибиваєтеся з сил день за днем, а потім несподівано прокидаєтеся вночі і згадуєте, що зовсім забули про ще один звіт, день народження свекрухи або похід з дитиною в театр.
Родичі ображаються, начальство докоряє Вас в непунктуальності, а Ви з сумом розумієте, що у Вашому житті не залишилося місця навіть для простих радощів.
На допомогу Вам може прийти складання списку справ. Дивно, але багато хто відзначає, що, одного разу записавши всі справи, якими вони в даний момент завалені, відчувають, що напруга починає зменшуватися.
Чому так відбувається? Чому,не просунувшись, по суті, ні в одній зі своїх справ, люди проте відчувають полегшення?
Згідно словам Девіда Аллена (David Allen), фахівця з особистої та організаційної продуктивності, причиною стресу є не тільки наявність великої кількості справ, а й зусилля, які ми витрачаємо на те, щоб утримувати їх в своїй пам’яті. Список справ в цих випадках постає свого роду зовнішнім жорстким диском: він займається зберіганням інформації, звільняючи Ваш мозок для того, щоб він міг спокійно сфокусуватися на тому, що у нього виходить найкраще – на безпосередньому вирішенні завдань.
Трохи теорії
У 1956 році психолог Джордж Міллер (George Miller) спробував відповісти на питання, скільки одночасно одиниць інформації може утримувати людей в своїй свідомості, результатом чого стала поява роботи під назвою «Магічна цифра 7 ± 2.
Подальші дослідження підтвердили основну ідею: наша свідомість може сприймати і утримувати в один момент часу вельми обмежену кількість інформації. Тому не дивно, що іноді ми забуваємо про наявність тих чи інших доручень.
Ми фізично не здатні оперувати більш ніж дев’ятьма (в найкращому випадку) завданнями одномоментно. Додайте до цього ту кількість інформації, яку ми щомиті отримуємо через наші органи чуття: запахи, образи і кольори, звуки.
На всі ці, здавалося б, дрібниці нашу свідомість теж змушені відволікатися. І тим не менше, ми все одно намагаємося всюди встигнути і все запам’ятати, в результаті чого отримуємо стрес і засмучуємося: постійно відволікаючись від одного завдання думками про інше, ми не досягаємо успіху ні там, ні там.
Виручать списки. Ваш розум не працюватиме до тих пір, поки Ви не напишете для себе нагадування і не помістите їх на місце, яке буде у Вас на очах.
Що робити
1. Заведіть блокнот або використовуйте відповідну програму в своєму телефоні, виділіть собі мінімум півгодини і складіть список з усіх справ, які у Вас на порядку денному.
2. Не піддавайте себе цензурі і не обмежуйте себе тільки робочими справами: включайте в список все, починаючи від невиконаних професійних завдань до домашніх справ і доручень, ще не окреслені чітко прагнень і життєвих цілей.
3. Візьміть в звичку додавати до свого списку пункти відразу, як тільки вони приходять вам в голову.
4. Досвід показує, що для того, щоб краще запам’ятати, що Ви мали на увазі в своєму списку, для кожного пункту слід використовувати як мінімум одне дієслово.
Наприклад, якщо Ви просто напишете «конференція», вам доведеться довго згадувати, що саме Ви мали на увазі. Якщо ж Ви напишете: «Подзвонити Марії, уточнити деталі конференції», – Ви тим самим створите щось конкретне, що не потребує додаткових припущень, що дозволяє відразу взяти телефон і приступити до виконання цього пункту, не витрачаючи час даремно.
5. Виділяйте щодня час, щоб переглянути список. Наприклад, можна робити це з ранку під час сніданку, це допоможе Вам уточнити розклад на день. І пам’ятайте, що мета не в тому, щоб тут же виконати всі пункти зі списку, а в тому, щоб упорядкувати Ваші думки і розвантажити свою свідомість.
6. Якщо складання списків і без того є звичною для Вас справою, складайте кожен день із загального списку новий, що включає тільки найактуальніші завдання.
Якщо Ви день за днем будете виконувати ці прості дії, то скоро помітите, як вони перетворяться в ваші звички і закріпляться на підсвідомому рівні. І тоді Вам більше буде нема чого турбуватися про завали на роботі і можна буде зосередитися на вирішенні окремих пунктів, все інше зроблять Ваші звички.
Перевірено! 100% дієвий спосіб.
